Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)

Nationale Regelung

Adressat: Gem. § 1 gilt das VwVfG für alle öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeiten der Bundesbehörden und der Landesbehörden und Gemeinden, die Aufgaben im Auftrag des Bundes erledigen. Alle anderen öffentlich-rechtlichen Tätigkeiten (von Landesbehörden und Gemeinden in eigener Angelegenheit) werden durch das jeweilige Landesrecht geregelt. In Bayern ist das das BayVwVfG, welches nahezu und in Hinblick auf die hier relevanten Normen komplett deckungsgleich zu dem VwVfG ist..

Relevante Normen: § 3a

Regelungsgehalt

§ 3a VwVfG regelt die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung. Besonders relevant wird die Norm bei dem Erlass eines Verwaltungsaktes. Dieser kann nämlich auch gemäß § 37 Abs. 2 S. 1 VwVfG elektronisch übermittelt werden. Damit diese Übermittlung aber zulässig ist, muss gemäß § 3a Abs. 1 VwVfG der Empfänger einen Zugang eröffnet haben. Das heißt, der Empfänger muss der Behörde ausdrücklich oder konkludent mitgeteilt haben, dass er über einen bestimmten elektronischen Weg mit der Behörde kommunizieren will, bzw. darüber von ihr Verwaltungsakte erhalten möchte (Widmung des Zugangs). Dabei ist immer zu beachten, dass der Gesetzgeber keinen Zwang auf Bürger ausüben soll, sondern die Bürger immer nach dem Freiwilligkeitsgrundsatz entscheiden kann, auf welchem Weg er mit der Behörde kommunizieren möchte. Der private Rechtsverkehr muss von dem öffentlichen Rechtsverkehr abgegrenzt werden. Deshalb genügt es für eine konkludente Zugangseröffnung nicht, wenn zum Beispiel der Bürger seine E-Mail-Adresse im privaten Briefkopf angibt oder sie auf einer mehrheitlich privat genutzten Website (Facebook u.Ä.) angibt. Es muss erkennbar sein, dass der Bürger bereit ist, mit der Behörde elektronisch zu kommunizieren und ihr nicht in der herkömmlichen Schriftform gegenübertreten will. Dabei muss das schutzwürdige Interesse des Bürgers hinreichend beachtet werden. Insoweit ist ein per Mail gestellter elektronischer Antrag an die Behörde als konkludente Zugangseröffnung zu sehen (aber nur für die Behörde, für dieses Verwaltungsverfahren und über diese E-Mail-Adresse). Dementsprechend kann die Widmung des Zugangs jederzeit im Verwaltungsverfahren widerrufen werden.

Umgekehrt gilt für die Behörde als Empfänger dasselbe, jedoch ist eine Behörde, die auf ihrer Website eine Mailadresse angibt, wenig schutzwürdig in Hinsicht auf ihren Willen, einen Zugang zu eröffnen, zumal die Behörden auch nach § 2 Abs. 1 EGovG zur Eröffnung eines elektronischen Zugangsweges verpflichtet sind. Genauer zu differenzieren ist, wenn die Behörde mit einem ständigen Geschäftsbetrieb in Kontakt tritt. Solchen Geschäftsbetrieben ist es zuzumuten, dass sie, soweit sie auf einer geschäftlich genutzten Website eine E-Mail im Impressum angeben, über diese erreichbar sind und auch kontaktiert werden wollen. Auch hier ist immer auf den konkreten Einzelfall und die konkrete Schutzwürdigkeit der Beteiligten abzustellen.

Falls ein entsprechender Zugang eröffnet wurde, wird in Absatz 2 die genaue Form dieser Übermittlung festgelegt. Generell genügt eine einfache E-Mail, um die Formerfordernisse eines Verwaltungsaktes zu erfüllen. Anders verhält es sich, wenn das Gesetz eine Schriftform des Verwaltungsaktes vorsieht (ein Beispiel für ein explizites Schriftformerfordernis findet sich in § 61 Abs. 4 S. 4 TKG). Eine Schriftform soll eine Abschluss-, Perpetuierungs-, Identitäts-, Echtheits-, Verifikations-, Beweis- und Warnfunktion erfüllen. Ein bloßer E-Mail Anhang kann diesen Erfordernissen nicht entsprechen. Deshalb ordnet § 3a Abs. 2 S. 2 VwVfG dann eine qualifizierte elektronische Signatur an. Nach Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO handelt es sich bei einer elektronischen Signatur um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner (Absender) zum Unterzeichnen verwendet. Kurz kann man sich die qualifizierte elektronische Signatur als Siegel vorstellen, mit dem die E-Mail verschlossen ist. Es wird computervermittelt durch den sogenannten public key, der öffentlich zugänglich ist, generiert und kann nur mithilfe eines geheimen private key des Empfängers entschlüsselt werden. Damit werden die Funktionen gewährleistet, die zuvor nur mit einem unterschriebenen schriftlichen Dokument auf Papier erreicht werden konnten. Eine Alternative dazu ist die Kommunikation mit einer De-Mail-Adresse nach dem De-Mail-Gesetz. Eine De-Mail-Adresse wird von Unternehmen angeboten und soll ein “sicheres, vertrauliches und nachweisbares” Kommunikationsmittel darstellen. In der Praxis ist die De-Mail allerdings nicht sehr weit verbreitet.

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