Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG)
Nationale Regelung
Adressat: Das EGovG ist (im Gegensatz zum BayEGovG) Bundesrecht, es richtet sich also an Behörden des Bundes, sprich sämtliche Bundesministerien sowie Bundesämter.
Relevante Normen: § 7 Abs. 1
Regelungsgehalt
Allgemein:
Das EGovG dient dem Zweck, eine effiziente Verwaltung durch elektronische Hilfsmittel zu gewährleisten und gleichzeitig die Herausforderungen der Digitalisierung mit einer deutschen Verfassung von 1949 in Einklang zu bringen. Rechenzentren und EDV-gestützte Verfahren gibt es in Deutschland schon seit den 1960er Jahren. Es entstand ein “E-Government-Konzept”, dass schließlich 2013 vom Bundesgesetzgeber kodifiziert wurde, um eine Zentralisierung und Konzentration von Aufgaben und Zuständigkeiten (um die Verwaltung noch weiter zu modernisieren) in der digitalen Verwaltung zu ermöglichen.
§ 7 Abs. 1:
Nach §7 Abs. S. 1 EGovG sollen alle Behörden, die elektronische Akten führen, sämtliche Papierdokumente einscannen und der entsprechenden elektronischen Akte beifügen. Konkrete Regelungen, wie und wann dieser Schritt innerorganisatorisch erfolgen soll, werden dabei bewusst nicht getroffen. Der Behörde ist es selbst überlassen, welche Weise sie wählen wollen, um den Scan in die Verwaltungsabläufe zu integrieren. Dabei ergeben sich letztendlich 3 Möglichkeiten: Der Schriftverkehr kann schon direkt bei Eingang in der Behörde gescannt werden (Eingangs-Scan), Papierdokumente können auch während der Bearbeitungsphase eingescannt werden (Verfahrens-Scan) und bei Abschluss aller Vorgänge kann sämtliches Material gescannt werden und anschließend in der elektronischen Akte niedergelegt werden (Abschluss-Scan). Dabei ist es der Behörde überlassen, ob sie die Vorgänge zentral (durch zentrale innerbehördliche Einrichtungen wie die Poststelle oder die Registratur), dezentral (in der bestimmten Abteilung des konkreten Sachgebiets) oder lokal (durch den konkreten Sachbearbeiter) handhaben will.
Bei §7 EGovG handelt es sich um eine Soll-Vorschrift, das heißt, die Behörden sind generell zum Handeln verpflichtet, es sei denn, sie können im begründeten Einzelfall vorbringen, warum sie sich nicht an die Regelung halten wollen. Bei §7 EGovG dürfte eine solche Fallkonstellation nicht denkbar sein.
Satz 2 der Norm konkretisiert die technischen Anforderungen, die an den Scan zu richten sind. Dabei wird auf den zum maßgeblichen Zeitpunkt aktuellen Stand der Technik abgestellt. Dazu gibt es die Richtlinie zum rechtssicheren ersetzenden Scannen (TR-RESISCAN), die regelt, wann ein gescanntes Dokument mit dem Original rechtlich übereinstimmt. Grundsätzlich müssen hierfür die Faktoren Integrität, Authentizität, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Vertraulichkeit und Löschbarkeit gewahrt werden. Weitere technische, organisatorische und rechtliche Details des Scanvorgangs können konkret in der TR-RESISCAN nachgelesen werden.
Satz 3 beinhaltet eine gesetzliche Ausnahmeregelung von dem Regelfall in Satz 1. Die Behörde kann von dem Scannen absehen, wenn es einen “unverhältnismäßigen technischen Aufwand” bedeutet. Ein Beispiel für §7 I 3 kann unter anderem das Scannen von großen Formaten (ab DIN A 3) darstellen, was mit herkömmlichen Scangeräten nicht geleistet werden kann. Außerdem kann bei der Umwandlung von älteren, bereits bestehenden Papierakten der Behörde ein Entscheidungsspielraum zugestanden werden, soweit es die effiziente Wirtschaft der Behörde erfordert (Wirtschaftlichkeitsgebot).